메모만 잘해도 성공한다.

메모는 어떻게 활용하냐에 따라 단순한 기록이 되기도, 훌륭한 자료가 되기도 한다. 베스트 셀러가 된 책 <머리보다 손이 먼저 움직이는 메모의 기술>(사카토 켄지 지음/해바라기)을 참고로 해 메모 능력을 키우는 방법을 정리해 보았다.

1. 하루의 시작을 위한 메모
업무를 시작하기 전에는 머릿속을 정리하는 것이 좋다. 그날 처리할 일이 무엇인지 정리하고, 그 일들의 우선순위를 적어 놓으면 업무 간격이 줄어들어 하루의 시간을 효율적으로 보낼 수 있다. 여성 비즈니스 전문 사이트 사비즈의 김희정 대표는 용도별로 메모 하는 곳을 달리한다고 말한다. “하루의 일과는 수첩에 정리합니다. 해야 할 일을 죽 적어 놓고, 했던 일도 시간별로 적어 둡니다. 그날 일정 하단 부분에는 생각해 두어야 할 것들을 정리해 두고요. 이런 메모를 하기에는 아무래도 다이어리가 적당한 듯합니다. 한 눈에 일목요연하게 확인할 수 있으니까요. 늘 반복되는 스케줄은 PDA에 정리를 하는데, 알려주는 기능이 있기 때문이죠. PDA는 거래처 미팅할 때 메모도구로도 사용합니다. 그 즉시 적어놓지 않으면 잊어버리는 사안이나 아이디어는 포스트 잇을 사용합니다. 눈에 잘 띄는 곳에 보기 좋게 붙여 놓았다가 시간 날 때 정리하는 거죠.”

2. 보고서와 기획서를 위한 메모
세미나나 회의, 업무수행 결과를 보고하기 위해서도 메모가 필요하다. 무엇보다 보고서에는 ‘목적’과 ‘성과’가 한 눈에 드러나야 한다. 세미나에 참석했다면 받아 놓은 자료 위에 목적과 내용, 구체적인 성과, 주요 출석자와 그들의 발언내용, 느낀점 등을 정리해 놓는 것이다.
핵심만 기록한 보고서는 바로 이렇게 핵심만 체크해 놓은 메모로부터 시작된다. 기획서를 작성할 때는 미리 주제와 아이디어를 메모하는 것이 좋다. 먼저 전체의 흐름과 결론을 작성하는 메모를 해놓은 뒤 레코더를 이용해 음성 녹음을 하는 것이다. 머릿속에서 떠오르는 생각을 따라가려면 종이에 메모하는 것보다는 레코더를 이용하는 게 좋기 때문이다. 쓰려는 생각을 버리고 이야기를 하다 보면 좀더 창의적인 아이디어가 나올 수 있다.

3. 자료 정리를 위한 메모
모아 둔 정보가 책상에 꽉 차는 순간 이미 그것은 정보로서의 역할을 하지 못하게 된다. 이처럼 정보가 다양하고 많을 때에는 가지고 다닐 수 있는 크기로 복사하여 파일해 두어야 한다. 같은 크기로 복사해 두어야 하는데 크기가 각각 다르면 나중에 다시 읽을 때나 주제별로 정리할 때 불편하기 때문이다. 복사해둔 종이 위에는 날짜를 기입하고 정보의 키워드나 감상을 여백에 메모하는 것이 좋다. 그래야 나중에 펴 보아도 왜 이 정보를 모았는지 한눈에 알 수 있기 때문이다. 또 ‘금융’ ‘기획’ 등 주제를 드러내는 표시를 한 후 파일 처리를 하는 것이 좋다. 한국리더십센터 플래너 홍보팀의 손민희 대리는 굴러다니는 종이 자료와 메모지는 아무 효용이 없다고 말한다. “적어두거나 모아둘 때 모두 분류가 중요합니다. 나중에 손쉽게 찾기 위해서라도 인덱스로 정리해 두는 것이 좋겠죠. 메모를 하거나 정보를 모으는 것도 언젠가 다시 찾아보기 위해서 아닙니까. 그런데 그 정보를 찾는 데 시간을 소비해서는 안되지요. 적어도 날짜와 타이틀만이라도 인덱스에 메모해 놓아야 합니다.”