신뢰를 주는 메모 방법

사무실에서 거래처 사람 등으로 부터 전화가 걸려 왔을때 그 메시지를 적어 상사에게 혹은 동료에게 전달하는 것은 늘 있는 일이다. 그런데 그 메모의 중요성을 제대로 파악하고 있는 사람은 별로 많지 않은 것 같다.

메모는 당신이 신뢰받는 사람이 될것인가, 그렇지 않으면 '일생에 도움이 안 되는' 한심한 사람으로 '찍힐' 것인가의 중요한 판단 근거가 되기도 한다.

우선 전화로 상대방의 용건을 듣고 나서 메모할때 가장 주의해야 할 것은 '리스크 관리'이다. 전화를 통해 들은 내용을 상대방에게 메모로 전하는 것이므로 거기에는 당신이 잘못 들었을지도 모른다는 점과 전달 방법이 틀릴지도 모른다는 이중의 위험성이 잠재되어 있다.

이 두가지 위험을 극복하기 위해서는 다음 사항에 주의 해야 한다.
ⓐ 상대방이 메모를 봤을때 알기 쉬운 순서로 해 놓아야 한다.
☞ 메모가 여러 장일때는 먼저 읽어야 할 내용을 맨 위에 올려 놓는다.
ⓑ 이름, 장소, 시각 등 고유 명사와 숫자는 몇번이고 확인하여 정확히 메모해야 한다.
ⓒ 상대방의 이름과 전화번호를 반드시 물어보고 꼭 적어 두어야 한다.

이 세가지를 확실히 해낸다면 일단 합격이다. 그러나 처음에 상대방이 먼저 밝혔을 것이 분명한데도 이름도 빠뜨리고 전화번호 역시 깜박잊고 묻지 않는 경우가 종종있다. 이래서는 메모를 전해 받은 사람이 의문 나는 점이 있을 경우 어디로 연락해야 할지 알 수 없게 된다. 만약 이런 식으로 일을 하게 되면 단 1분 가량의 메모로 "전 무능한 직장인입니다." 라고 떠들어 대는 것과 마찬가지의 결과를 낳는다.

이런일이 계속 반복되다 보면 아무도 일을 맡기려 들지 않을 것이다. 성실하게 업무에 임하는지는 단 한장의 메모지에서도 확실하게 드러날 수 있다. 그리고 이런 일로 상사나 동료와의 유대감이 깊어지기도 하고, 혹은 툭하고 단번에 끊어져 버리기도 하는 것이다.