신뢰를 주는 메모 방법

사무실에서 거래처 사람 등으로 부터 전화가 걸려 왔을때 그 메시지를 적어 상사에게 혹은 동료에게 전달하는 것은 늘 있는 일이다. 그런데 그 메모의 중요성을 제대로 파악하고 있는 사람은 별로 많지 않은 것 같다.

메모는 당신이 신뢰받는 사람이 될것인가, 그렇지 않으면 '일생에 도움이 안 되는' 한심한 사람으로 '찍힐' 것인가의 중요한 판단 근거가 되기도 한다.

우선 전화로 상대방의 용건을 듣고 나서 메모할때 가장 주의해야 할 것은 '리스크 관리'이다. 전화를 통해 들은 내용을 상대방에게 메모로 전하는 것이므로 거기에는 당신이 잘못 들었을지도 모른다는 점과 전달 방법이 틀릴지도 모른다는 이중의 위험성이 잠재되어 있다.

이 두가지 위험을 극복하기 위해서는 다음 사항에 주의 해야 한다.
ⓐ 상대방이 메모를 봤을때 알기 쉬운 순서로 해 놓아야 한다.
☞ 메모가 여러 장일때는 먼저 읽어야 할 내용을 맨 위에 올려 놓는다.
ⓑ 이름, 장소, 시각 등 고유 명사와 숫자는 몇번이고 확인하여 정확히 메모해야 한다.
ⓒ 상대방의 이름과 전화번호를 반드시 물어보고 꼭 적어 두어야 한다.

이 세가지를 확실히 해낸다면 일단 합격이다. 그러나 처음에 상대방이 먼저 밝혔을 것이 분명한데도 이름도 빠뜨리고 전화번호 역시 깜박잊고 묻지 않는 경우가 종종있다. 이래서는 메모를 전해 받은 사람이 의문 나는 점이 있을 경우 어디로 연락해야 할지 알 수 없게 된다. 만약 이런 식으로 일을 하게 되면 단 1분 가량의 메모로 "전 무능한 직장인입니다." 라고 떠들어 대는 것과 마찬가지의 결과를 낳는다.

이런일이 계속 반복되다 보면 아무도 일을 맡기려 들지 않을 것이다. 성실하게 업무에 임하는지는 단 한장의 메모지에서도 확실하게 드러날 수 있다. 그리고 이런 일로 상사나 동료와의 유대감이 깊어지기도 하고, 혹은 툭하고 단번에 끊어져 버리기도 하는 것이다.

메모만 잘해도 성공한다.

메모는 어떻게 활용하냐에 따라 단순한 기록이 되기도, 훌륭한 자료가 되기도 한다. 베스트 셀러가 된 책 <머리보다 손이 먼저 움직이는 메모의 기술>(사카토 켄지 지음/해바라기)을 참고로 해 메모 능력을 키우는 방법을 정리해 보았다.

1. 하루의 시작을 위한 메모
업무를 시작하기 전에는 머릿속을 정리하는 것이 좋다. 그날 처리할 일이 무엇인지 정리하고, 그 일들의 우선순위를 적어 놓으면 업무 간격이 줄어들어 하루의 시간을 효율적으로 보낼 수 있다. 여성 비즈니스 전문 사이트 사비즈의 김희정 대표는 용도별로 메모 하는 곳을 달리한다고 말한다. “하루의 일과는 수첩에 정리합니다. 해야 할 일을 죽 적어 놓고, 했던 일도 시간별로 적어 둡니다. 그날 일정 하단 부분에는 생각해 두어야 할 것들을 정리해 두고요. 이런 메모를 하기에는 아무래도 다이어리가 적당한 듯합니다. 한 눈에 일목요연하게 확인할 수 있으니까요. 늘 반복되는 스케줄은 PDA에 정리를 하는데, 알려주는 기능이 있기 때문이죠. PDA는 거래처 미팅할 때 메모도구로도 사용합니다. 그 즉시 적어놓지 않으면 잊어버리는 사안이나 아이디어는 포스트 잇을 사용합니다. 눈에 잘 띄는 곳에 보기 좋게 붙여 놓았다가 시간 날 때 정리하는 거죠.”

2. 보고서와 기획서를 위한 메모
세미나나 회의, 업무수행 결과를 보고하기 위해서도 메모가 필요하다. 무엇보다 보고서에는 ‘목적’과 ‘성과’가 한 눈에 드러나야 한다. 세미나에 참석했다면 받아 놓은 자료 위에 목적과 내용, 구체적인 성과, 주요 출석자와 그들의 발언내용, 느낀점 등을 정리해 놓는 것이다.
핵심만 기록한 보고서는 바로 이렇게 핵심만 체크해 놓은 메모로부터 시작된다. 기획서를 작성할 때는 미리 주제와 아이디어를 메모하는 것이 좋다. 먼저 전체의 흐름과 결론을 작성하는 메모를 해놓은 뒤 레코더를 이용해 음성 녹음을 하는 것이다. 머릿속에서 떠오르는 생각을 따라가려면 종이에 메모하는 것보다는 레코더를 이용하는 게 좋기 때문이다. 쓰려는 생각을 버리고 이야기를 하다 보면 좀더 창의적인 아이디어가 나올 수 있다.

3. 자료 정리를 위한 메모
모아 둔 정보가 책상에 꽉 차는 순간 이미 그것은 정보로서의 역할을 하지 못하게 된다. 이처럼 정보가 다양하고 많을 때에는 가지고 다닐 수 있는 크기로 복사하여 파일해 두어야 한다. 같은 크기로 복사해 두어야 하는데 크기가 각각 다르면 나중에 다시 읽을 때나 주제별로 정리할 때 불편하기 때문이다. 복사해둔 종이 위에는 날짜를 기입하고 정보의 키워드나 감상을 여백에 메모하는 것이 좋다. 그래야 나중에 펴 보아도 왜 이 정보를 모았는지 한눈에 알 수 있기 때문이다. 또 ‘금융’ ‘기획’ 등 주제를 드러내는 표시를 한 후 파일 처리를 하는 것이 좋다. 한국리더십센터 플래너 홍보팀의 손민희 대리는 굴러다니는 종이 자료와 메모지는 아무 효용이 없다고 말한다. “적어두거나 모아둘 때 모두 분류가 중요합니다. 나중에 손쉽게 찾기 위해서라도 인덱스로 정리해 두는 것이 좋겠죠. 메모를 하거나 정보를 모으는 것도 언젠가 다시 찾아보기 위해서 아닙니까. 그런데 그 정보를 찾는 데 시간을 소비해서는 안되지요. 적어도 날짜와 타이틀만이라도 인덱스에 메모해 놓아야 합니다.”

경지에 오르게 해주는 1만 시간의 연습

레비틴은 연습의 중요성을 강조했다. 무언가를 진정으로 마스터하려면 1만 시간 동안 연습해야 한다는 것이다. "작곡가, 농구선수, 소설가, 스케이터, 피아니스트, 체스 선수, 범죄자 등에 대한 수많은 연구에서 1만 시간 연습의 중요성이 모두 발견되었다..."
존 플레밍 등의 '휴먼 시그마' 중에서 (팜파스, 269p)

한 분야에서 일정한 '경지'에 오르는 것. 자신의 분야에서 '마스터', '달인'이 되는 것은 물론 쉽지 않은 일입니다. 가끔 각 분야의 달인들을 소개하는 TV 프로그램을 봅니다. 포장하기, 생수통 나르기 등 각 분야에서 달인이 된 분들의 모습을 보며 그들이 쏟아부었을 '시간'을 떠올려 보곤 했습니다. 그 어떤 분야가 다르겠습니까. 피아니스트도, 농구선수도, 작가도, 마케터도, '경지'에 오른 이들의 뒤에는 재능과 관심, 그리고 '시간'이 있습니다.

"진정한 대가의 반열에 오르기 위해 필요한 지식을 익히는 데는 뇌를 최소한 1만 시간 정도는 자극해야 하는 것은 아닐까 하는 생각이 든다." 신경과학자 다니엘 레비틴의 말입니다.  1만 시간보다 적은 연습으로 진정한 월드 클래스의 전문가가 된 사례는 없었다는 것이 레비틴의 결론입니다.

우리를 '경지'에 오르게 해줄 1만 시간의 연습...

반복의 힘

한 방면에 관심을 가지고 많은 노력을 기울이다 보면 그 방면에서 만큼은 남들이 모르는 세계를 점점 깊이 알게 된다. 연습이 명인을 만든다고 했듯이 연마하면 할수록 그만큼 숙달되는 것이다. 반복을 거듭하는 동안 힘이 쌓이고 거룩한 세계에 도달하게 된다. 반복은 자기 한계를 깨뜨리는 작업이다.
- 지광의《정진/행복을 부르는 힘》중에서 -

반복이 사람의 손을 '신의 손'으로 만듭니다. 한석봉의 어머니처럼 눈을 감고도 자로 잰 듯 떡을 썰게 하고, 베토벤처럼 귀가 멀었어도 피아노 건반 위에서 영혼의 소리를 내게 합니다. 반복은 인내와 고통의 소산입니다. 피눈물나는 고통과 인내의 터널을 지나야 달인의 세계에 도달할 수 있습니다.

부지런함이 천재를 만든다.

결국 재능은 특별한 무엇이 아니라 평소의 생활에서 발휘하는 ‘지속적인 집중력’의 결과입니다. 지속적으로 집중할 수 있기 위해서는 그 일을 좋아해야 합니다. 자기가 하는 일을 사랑하는 것, 그리고 그것을 끝없이 반복함으로써 투입의 양(量)이 질(質)로 바뀌는 순간 천재는 태어납니다.

꾸준히 반복하라.

새 습관이 배려면 꾸준히 훈련하는 노력이 필요하다. 바이올리스트 사라사테는 "사람들은 내가 지난 37년 동안 하루에 14시간씩 연습한 건 생각도 않고 천재라 부른다."고 씁쓸해 했다. 최고가 되는 것은 재능보다 꾸준히 연습하는 습관에서 비롯된다.

독일의 한 심리학자의 연구결과에 의하면 배운 것을 실행에 옮기지 않는 사람은 무려 95%나 되며, 그 때문에 성공할 확률이 5% 밖에 되지 않는다고 합니다. 배운 후에 그대로 방치해 두면 기억은 1시간 만에 56%, 하루가 지나면 74%를 망각한다는 데이터 결과도 나와 있습니다. 그 방지책은 끊임없는 반복과 꾸준한 실천뿐입니다.

실제로 성공의 원리가 그렇게 어렵거나 멀리 있지 않습니다. 문제는 그것을 끈기 있게 실행으로 옮기느냐 여부입니다. ‘아무리 작은 일이라도 정성을 담아 10년간 꾸준히 하면 큰 힘이 된다. 20년을 하면 두려울 만큼 거대한 힘이 되고, 30년을 하면 역사가 된다’는 중국속담을 되새겨봅니다.

성공과 행복의 공통분모는 바로 대인관계

카네기 공과대학에서 1만명을 대상으로  아주 재미있는 조사결과를 내 놓았습니다.

두뇌가 명석하거나 풍부한 지식을 가진 사람이 사회에서 성공할 확률이 15%에 불과했지만, 대인관계에 있어서 뛰어난 능력을 가진 사람이 성공할 확률은 85%에 달하더라는 것입니다.
또한 미국 어느 주에서는 해고자 4천명을 대상으로 조사를 해보았더니 그 중 4백명은 본인의 실수나 잘못으로 해고를 당했고 나머지 3천6백명은 대인관계에 있어서 불이익을 받아 해고를 당했던 것입니다.

우리 인간은 성공과 행복을 추구하며 살아가며 성공과 행복의 공통분모는 바로 대인관계입니다. 대인관계에 있어서 성공한 사람은 어떤 사업을 해도 성공할 수 있는 확률이 85%이상이고 행복해질 수 있는 조건 또한 95% 이상이라는 것입니다.

그렇다면 이 훌륭한 대인관계는 어떻게 해야만 얻을 수 있는 것인가요?
그것은 바로 말 즉, 언어 구사가 어떠하느냐에 따라 대인관계의 성패를 좌우하는 것입니다. 다시 말해서 웅변술을 가지고 있는 사람은 거의 대인관계에 강한 자신감을 표출하고 있는 것이 사실입니다. 그러므로 성공의 지름길은 훌륭한 화술을 지니는 것이다. 라고 해도 과언이 아닐 것입니다.

과거에는 사고가 언어를 지배한다. 생각했지만, 지금은 언어가 사고를 지배한다는 설이 강한 설득력을 가지고 있으며 그 설을 증명할 수 있는 여러가지 과학적인 분석이 나와 있습니다.  자신감을 갖추는 가장 좋은 시는 5~11세 사이이며 웅변술의 발전은 12~17세가 적정한 시기이고 더욱 중요한 것은 전문가에게 정확한 언어교육을 받아야만 훌륭한 웅변술을 갖출 수 있는 것입니다.
영어를 잘못 배우면 엉망이 되듯, 우리말도 전문인에게 배우는 것이 가장 중요합니다.

21세기는 분명 웅변술을 갖춘 사람이 대접 받고 성공하는 시대라는 것을 명심하고 좀 더 강하고 훌륭한 말을 할 수 있도록 노력해야 할 것입니다.

 - 화술과 대인관계 500가지 중에서-